Sitiandriyani's Blog

Pengembangan sstem informasi yang merealisasikan dengan bantuan komputer (Computerized System) melalui suatu tahapan yang disebut dengan sistem analisis dan desain. Yang dimaksud dengan sistem analisis dan desain adalah peningkatan kinerja suatu organisasi dengan tujuan perbaikan prosedur-prosedur dan metode yang lebih baik.

            Sistem desain merencanakan suatu sistem yang baru untuk menggantikan dengan sistem usaha lama. Untuk itu diperlukan analisis, yaitu proses mengumpulkan dan menginterprestasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem. Sebelum sistem dari suatu organisasi dapat didesain untuk memperoleh data, mengupdate file, dan menghasilkan laporan-laporan, maka harus diketahui terlebih dahulu tentang bagaimana organisasi tersebut menangani operasi-operasinya. Misalnya saja, formulir-formulir apa saja yang digunakan untuk menyimpan informasi secara manual, seperti order-order penjualan, faktur-faktur, dan lain-lain.

            Perlu juga diketahui laporan-laporan apa saja yang sekarang ini dihasilkan dan untuk apa laporan-laporan tersebut digunakan. Informasi yang didapatkan mengenai laporan tersebut misalnya : daftar catatan pemesanan kembali, order-order penjualan yang outstanding, stock on hand, dan sebagainya.

            Mengapa organisasi tersebut perlu mengubah organisasinya yang sekarang ini. Apakah organisasi tersebut memiliki persoalan dalam menangani order, inventori ataukah membutuhkan sistem yang lebih efisien sebelum memperluas organisasinya?

            Akumulasi dari informasi ini disebut dengan sistem studi atau studi kelayakan (feasibility study) yang mendahului semua kegiatan analisis lainnya.

            Sistem analisis selain bertugas untuk memecahkan persoalan yang dihadapi juga diharapkan dapat membantu menangani perencanaan perluasan usaha. Dalam banyak hal, sistem analisis harus memiliki inovasi yang tinggi untuk memberikan banyak cara alternatif untuk memperbaiki situasi. Hasilnya lebih dari satu strategi.

            Setelah manajemen memutuskan strategi yang dipilih, barulah dikembangkan rencana untuk mengimplementasikan saran sistem analisis tersebut. Rencana yang akan dilaksanakan meliputi semua karakteristik sistem desain, seperti spesifikasi file, prosedur-prosedur operasi, perlengkapan dan kebutuhan-kebutuhan personalia. Sistem desain mirip dengan “blueprint” yang mengspesifikasikan semua karakteristik yang harus ada pada produk jadi.

            Siklus pengembangan sistem adalah kumpulan-kumpulan kegiatan dari analisis pendesain dan user dari sistem informasi yang dilaksanakan untuk dikembangkan dan diimplementasikan. Siklus pengembangan sistem terdiri dari aktivitas-aktivitas : penyelidikan awal, penentuan kebutuhan sistem, pengembangan prototype system, desain sistem, implementasi dan evaluasi.

Sebelum tahapan ini dilakukan yang perlu diketahui dan dipertimbangkan adalah alasan timbulnya gagasan untuk membuat sistem informasi yang baru. Alasan tersebut diantaranya : kecepatan pengolahan yang lebih besar, ketepatan dan konsistensi yang lebih baik, pencapaian informasi yang cepat, mereduksi biaya, keamanan yang lebih baik.

Pada tahap penyelidikan awal, analisis belajar dari pemakai mengenai apa yang diharapkan dari sebuah sistem informasi yang baru.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahapan ini adalah :

Jika suatu fungsi tertentu telah dapat ditetapkan untuk dilaksanakan melalui suatu sistem, langkah berikutnya adalah mengadakan studi kelayakan yang antara lain meliputi :

Studi kelayakan merupakan tahap yang paling penting, karena di dalamnya menyangkut berbagai aspek sistem baru yang diusulkan. Studi kelayakan bertujuan untuk menyelesaikan masalah-masalah sistem informasi.

Adapun tujuan dilaksanakannya studi kelayakannya adalah sebagai berikut:

Sebelum melaksanakan studi kelayakan, terlebih dahulu disusun rencana dalam pelaksanannya yang meliputi :

6.   Apabila draft kelayakan disetujui, maka proyek bisa diteruskan.

Yang dimaksud ahli disini adalah orang-orang yang menguasai proses kerja (pemakai) pada bagaimana atau seseorang yang mengerti tentang proses kerja tersebut menjadi efektif dan efisien. Orang-orang ini dilibatkan secara penuh dalam proses penyusunan sistem.

Isi dokumen dari studi kelayakan yang disetujui adalah sebagai berikut:

·         Pengantar

·         Ringkasan penemuan-penemuan

·         Rekomendasi-rekomendasi

Langkah-langkah dalam studi kelayakan, yaitu antara permintaan penyusunan sistem dan hasil akhir studi kelayakan (dokumen kelayakan yang disetujui), adalah:

Pengumpulan fakta ini adalah untuk :

Dalam melakukan pengumpulan data, hal-hal yang harus dilakukan adalah interview, presentasi internal, pemeriksaan omputer internal, pengamatan dan pemeriksaan file-file.

Setelah mengumpulkan dan mendekomentasi fakta, system analyst  mengetahui apa yang sesungguhnya dilakukan oleh sistem dan apa yang semestinya dilakukan oleh sistem.

Ada tiga aspek dalam kelayakan yang perlu diperhatikan, yaitu:

Rencana proyek adalah pernyataan tentang jangkauan proyek, jadwal proyek, sumber daya untuk melaksanakan proyek dan biaya proyek.

Tujuan-tujuan rencana proyek adalah:

 Langkah terakhir adalah menghitung biaya analisis system. Dalam proyek, semedtinya biaya proyek dapat dihitung setelah dilakukan studi kelayakan dan menyusun rencana proyek.

Dengan mendapatkan persetujuan untuk draft dokumen kelayakan, system analyst memasikan bahwa isi draft dokumen tersebut benar, lengkap dan memuaskan pemakai. Terdapat dua macam persetujuan, yaitu persetujuan pemakai (terhadap sistem yang akan disusun) dan persetujuan pihak manajemen / stakeholders (terhadap kelanjutan penyusunan sistem). Dokumen kelayakan meringkas penemuan-penemuan, kesimpulan-kesimpulan, dan penyelesaian-penyelesaian serta salinan-salinan dokumentasi yang dikumpulkan dan dibuat selama studi kelayakan.

Kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dikembangkan meliputi input, output, operasi dan resources, untuk memenuhi kebutuhan organisasi masa kini dan masa mendatang. Sasaran pertama pada tahap ini adalah mendefinisikan apa yang seharusnya dapat dilakukan oleh sistem baru. Kemudian menentukan criteria yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keandalan sistem yang baru.

Tujuan operasional yang harus dicapai pada tahap ini yaitu :

Setelah itu, analisis harus menentukan kebutuhan kebutuhan spesifik system baru dalam hal :

a.       Output-output yang harus dihasilkan

b.      Input-input yang diperlukan untuk menghasilkan output-output

c.       Operasi-operasi yang dilakukan untuk menghasilkan output-output

Dalam mendefinisikan output yang perlu diperhatikan adalah :

Sekali tipe laporan ditentukan, maka harus diidentifikasi isi dari tiap laporan output. Isinya meliputi : data item yang akan dicetak dan bentuk laporan (format atau penempata data). Disamping itu pada isi dari data tersebut harus diketahui beberapa hal berikut :

Evaluasi system baru merupakan hal yang sangat penting karena sistem baru tidak akan bisa dipasang (diinstal) tanpa sekumpulan kriteria evaluasi yang valid. Artinya standar keandalan harus dicapai sebagai karakteristik kunci dari sistem.

Beberapa kriteria evaluasi yang dapat ditetapkan adalah :

Penentuan teknik pengumpulan data terkait erat dengan jenis instrument yang akan digunakan. Tujuan penelitian serta cakupan sample yang akan dijadikan sumber data sangat mempengaruhi pemilihan kita akan jenis instrument yang tepat. Demikian juga, metode atau teknik pengumpulan data dipengaruhi oleh tempat dimana data tersebut akan dikumpulkan.

Pengumpulan data primer memerlukan interaksi langsung dengan user sementara data-data sekunder dapat dikumpulkan dari sumber-sumber yang ada seperti perpustakaan dan sumber dokumen lain dari lapangan.

Pada umumnya beberapa teknik pengumpulan informasi adalah sebagai berikut :

1.      Pengamatan

2.      Teknik Wawancara Langsung

3.      Teknik Kuisioner / Daftar pertanyaan

Konsep aliran data seperti yang diberikan pendekatannya oleh Gene & Sarson hanya menggunakan empat buah omput sehingga sederhana pemakaiannya.

Perhatikan gambar berikut ini :

                                    Asal atau tujuan data

                                    Aliran data

                                    Proses yang mengubah aliran data

                                  

                                   Penyimpanan data

Gambar Simbol Dasar Aliran Data

Analisa keputusan digunakan untuk mempermudah komunikasi antara pemakai dan analis.

Ada 2 jenis analisa keputusan yang dapat digunakan yaitu :

1.      Tabel keputusan

2.      Pohon keputusan

Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan sistem baru. Untuk melakukan perbaikan terhadap sistem informasi, terlebih dahulu harus dipahami secara jelas kondisi sistem yang ada sekarang. Kemudian baru dapat dimasukkan ide-ide secara bersama-sama ke dalam suatu desain yang akan memenuhi tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

Pada proses desain sistem, terdapat proses pemindahan dari apa yang harus dilakukan system dan bagaimana sistem nanti akan melakukannya.

Terdapat empat buah model dalam hal ini, yaitu :

a.        Model fisik dari system pada saat itu, sistem yang beroperasi adalah yang masih digunakan oleh suatu organisasi ata perusahaan meliputi :

b.      Model logik dari sistem pada saat itu, sistem yang digunakan oleh suatu organisasi tanpa melihat bagaimana proses tersebut dilaksanakan baik itu secara manual atau komputerisasi meliputi :

c.       Model fisik dari sistem yang baru, apa yang harus dilakukan sistem baru dan diterapkan pada organisasi agar tujuan yang telah ditetapkan terpenuhi meliputi :

d.      Model logik dari sistem yang baru, bagaimana sistem baru sebenarnya telah beroperasi dan digunakan oleh suatu organisasi meliputi :

1.      Proses- yang dilaksanakan

2.      Urutan- proses

3.      Data yang digunakan untuk proses

4.      Bagaimana proses dilakukan, termasuk orang yang melakukan proses, formulir, dsb.

5.      Batasan antara proses manual dan automatik.

      Model fisik adalah gambaran sistem yang menunjukan bagaimana tugas dilaksanakan secara fisik, sedangkan model ompu adalah gambaran sistem yang menunjukan proses apa yang harus dilaksanakan, aliran data dalam sistem, dan penympanan data yang dibutuhkan.

      Selama tahap desain, isi terperinci dan format out put system harus ditetapkan. Perlu dibicarakan antara desainer database dengan user mengenai data spesifik atau informasi apa yang diperlukan, bagaimana cara user memakai data atau informasi tersebut dan format apa yang seharusnya digunakan yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

      Desain dari formulir yang akan dicetak perlu dipersiapkan peletakan data dalam form, sesuai kesepakatan antara user dengan pengembang (developer). Ada beberapa cara untuk menampilkan hasil keluaran atau desain output, yang paling umum adalah output berbentuk laporan di media kertas. Selain dari itu, yang paling banyak digunakan adalah output dala bentuk yang berbentuk grafik atau bagan. Sedangkan tipe desain output yang berbentuk laporan ada beberapa jenis, diantaranya :

1.      Notice report

2.      Equipoise report

3.      Variance report

4.      Comparative report

Kebutuhan untuk melakukan desain kode diperlukan pada saat :

1.      Sebuah system baru akan di implementasikan pada suatu organisasi.

2.      Kode yang telah ada tidak mungkin lagi dikembangkan.

3.      Dua atau lebih organisasi dengan sistem kode yang berbeda bergabung menjadi satu.

Terdapat dua jenis input yang ada pada sistem berbasis komputer :

1.      Batch Input

2.      On-line input

Pendekatan batch input merupakan metode pengumpulan data transaksi tradisonal untuk pengolahan data dengan komputer.

Pendekatan on-line input berarti pngumpulan data secara langsung duhubungkan dengan komputer.

Metode sistem development life cycle (SDLC)

SDLC adalah salah satu metode pengembangan sistem informasi yang popular pada saat sistem informasi pertama kali berkembang. Metode SDLC merupakan metode pengembangan sistem informasi yang pertama kali digunakan. Metode SDLC hanyalah salah satu dari ratusan pengembangan sistem informasi yang ada di dunia saat ini.

Metode SDLC adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analisis sistem informasi dan programmer dalam membangun sistem informasi. SDLC juga merupakan alat untuk menajemen proyek yang bisa digunakan untuk merencanakan, memutuskan dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi. Metode SDLC ini sering kali dinamakan juga sebagai proses pemecahan masalah, yang langkah-langkahnya meliputi:

1.      Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi.

2.      Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan.

3.      Menentukan permintaan pemakai sistem informasi.

4.      Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik.

5.      Menentukan hardware dan software.

6.      Merancang sistem informasi baru.

7.      Membangun sistem informasi baru.

8.      Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru.

9.      Memelihara dan melakukan perbaikan atau peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan.

Tahap-tahap pada perkembangan informasi tidak dapat dilakukan terpisah, tetapi satu sama lain harus saling berkaitan,dan dapat saja terjadi pada saat suatu tahap belum selesai tahap berikutnya sudah dapat dilaksanakan. Tetapi perlu di ingat bahwa walaupun tahap-tahap tersebut bisa berjalan bersamaan, sistem informasi baru tersebut tidak dapat diterapkan, sebelum teknologi yang mendukungnya dimiliki.

Setiap metode dan teknik pengembanga sistem informasi manajemen yang diuraikan di muka selalu menuntut adanya peranan user dalam setiap tahap, perancangan dan pengembangan sistem informasi.

Efektivitas dari setiap aplikasi komputer dipengaruhi oleh keterlibatan user dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi manajemen dan oleh kualitas dukungan yang diberikan user.

Beberapa alasan pentingnya keterlibatan user dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi menurut Leela Damodaran (1983) adalah:

1.      Kebutuhan user – user adalah orang dalam perusahaan. Analisis sistem atau ahli sistem adalah orang diluar perusahaan.

2.      Pengetahuan akan kondisi lokal – Pemahaman terhadap lingkungan dimana sistem informasi manajemen akan diterapkan perlu dimiliki oleh perancang sistem informasi, dan untuk memperoleh pengetahuan tersebut perancang sistem harus meminta bantuan user yang sangat memahami lingkungan tempatnya bekerja.

3.      Keengganan untuk berubah – Seringkali user merasa bahwa sistem informasi yang disusun tidak dapat dipergunakan dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengurangi engganan untuk berubah itu dapat dikurangi bila user tersebut dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi.

4.      User merasa terancam – Banyak user menyadari bahwa penerapan sistem informasi komputer dalam organisasi mungkin saja mengencam pekerjaannya, atau menjadikan kemampuan yang dimilikinya tidak lagi relevan dengan kebutuhan organisasi.

5.      Meningkatkan alam demokrasi – Makna dari demokrasi disini adalah bahwa user dapat terlibat secara langsung dalam mengambil keputusan yang akan berdampak terhadap mereka.

Tidak semua keterlibatan user ini membawa keberhasilan, ada beberapa alas an yang menyebabkan terjadinya kegagalan diantaranya:

1.      Tidak tepatnya pengetahuan yang dimiliki user sehingga tidak bersedia membuat keputusan atau memberikan pandangnya, karena user kurang memahami dampak dari keputusan yang diambilnya.

2.      Kurangnya pengalaman dalam menentukan keputusan karena kultur lingkungan yang tidak mendukung dan kurangnya dukungan dari organisasi dalam berpartisipasi untuk mengambil keputusan.

3.      Pengambilan keputusan terbatas pada tahapan-tahapan yang memungkinkan user atau karyawan terlibat dalam pengambilan keputusan.

4.      Kurangnya kesempatan untuk melakukan uji coba dan kurangnya kesempatan untuk belajar, hal ini muncul karena ketakukan akan tingginya biaya yang perlu dikeluarkan untuk kegiatan tersebut.

            Agar keterlibatan user dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi menjadi efektif perlu persiapan dan perencanaan dalam penyusunan struktur organisasi san satu prosedur yang mendukung proses pengembangan sistem informasi akuntansi. Dukungan user harus dimulai dari awal proses. Keterlibatannya dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi akan terus berlanjut pada setiap tahap siklus pengembangan  sistem informasi. Langkah-langkah dukungan user ini biasanya disusun dalam satu perencanaan yang terintegrasi dengan sistem informasi. Agar dukungan user ini menjadi efektif maka perencanaan dan perancangan kerangka kerja dari dukungan user harus disusun secara hati-hati. Kriteria-kriteria yang harus diperhatikan adalah:

1.      mempromosikan komunikasi dua arah

2.      Menyediakan jaringan kerja yang terintegrasi dalam mekanisme dukungan

3.      Mengenali kemajemukan user

4.      Memiliki kapabilitas yang dinamis

5.      Mudah menangani keinginan user

6.      Mudahmengenali kebutuhan user

7.      Tersedianya sumber daya yang memadai seperti keuangan, waktu, usaha dan tenaga ahli.

            Dukungan terhadap user pada dasarnya bisa dibagi menjadi dua bagian yaitu dukungan terhadap sistem informasi seperti pelatihan instruktur dan dukungan kepada tenaga lokal atau user lainnya dalam organisasi.