Lima Komponen Sistem Informasi Berbasis Komputer

Diposting oleh Sitiandriyani's Blog di 22.24


LIMA KOMPONEN SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Oleh Siti Andriyani

1. SIA /SISTEM INFORMASI AKUNTASI
Sistem informasi akuntansi melaksanakan akuntansi perusahaan, aplikasi ini ditandai dengan penngolahan data yang tinggi.Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh system informasi akutansi yang mengumpulkan data dan menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi,serta menyediakan informasi bagi pemakai didalam maupun luar perusahaan.
Pengolahan data (data processing DP) adalah manipulasi atau informasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Istilah pengolahan transaksi ( transaction processing- TP), makin banyak digunakan untuk menggambarkan pengolahan data yang yang diterapkan pada data bisnis.

1.1 Empat Tugas Dasar SIA :
A  Pengumpulan data : mengolah dan mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lngkungan perusahaan
B.   Manipulasi data :
a. Pengklasifikasian, Elemen- elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Adai bidang computer, kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokan catatan. Misalnya, suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai dll.
b. Penyortiran, Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Mialnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.
c. Penghitungan, Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan. Dalam system gaji misalnya, upah perjam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.
d. Pengikhtisaran, terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis,atau disarikan menjadi bentuk total,subtotal,rata-rata dan seterusnya.
 C. Penyimpanan data, disuatu perusahaan kecil, terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari. Tiap tranaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan disuatu tempat hingga diperlukan. Dta disimpan pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat di integrasikan secara logis untuk membentuk suatu data base. Sedangkan besar data dalam database adalah data akutansi.
D. Penyiapan dokumen, SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik didalam dan diluar perusahaan.

1.2 Karakteristik SIA
karakteristik pengolahan data yang membedakan SIA dgn subsistem CBIS yang lain :
A. Melaksanakan tugas yang diperlukan: Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya,mengolah data, mencapai dan menjaga pengendalian.
B. Berpegang pada prosedur yang relatif standar : Segala jenis organisasi   mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.
C. Menangani data yang rinci : catatan tersebut mentediakan jejek audit yaitu kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga akhir, dan dari akhir ke awal
D. Terutama berfokus histories: Data yang dijelaskan SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi dimasa lampau.
E. Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal.

1.3  Contoh Sistem Informasi Akuntansi :
Sistem terdistribusi yang digunakan perusahaan distribusi yaitu perusahaan yang mendistribusikan produk dan jasanya ke pelanggan (mis : perusahaan yang berorientasi produk seperti : manufaktur, pedagang besar, pengecer dll).

2. SIM /SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem Informasi manajemen adalah salah satu dari lima subsistem utama CBIS. Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua menejer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Submit dapar diasarkan pada area fungsional atau tingkatan managemen. Semua sistem informasi fungsional dapat dipandang sebagai suatu system dari berbagai subsistem input,database, dan subsistem output.

2.1 Sejarah SIM
Pada tahun 1960-an, sebagian besar perusahaan besar mengatasi kesulitan penerapan computer awal mereka. Hal itu terasa sulit karena organisasi-organisasi tersebut telah mengumpulkan volume data yang sangat banyak selama bertahun-tahun dan diperlukan banyak usaha untuk menempatkan data dalam bentuk yang dapat diterima computer. Pengetahuan tentang computer dalam perusahan terbatas pada sebagian kecil spesialis informasi yang tidak memiliki pengalaman nyata dalam mngarahkan penerapan melalui langkah-langkah dari hidup system. Pencapaian berlangsung lambat dengan trial and error.
Pada masa-masa sukar itu computer diterapkab dengan cara yang sama seperti keydriven danpuncheed card machine dalam melaksanakan penglahan data, tugas SIA terdefinisikan dengan baik terutama dalam mempengaruhi departemen akuntansi perusahaan.  Penerapan computer pada intinya mengubah tata cara lama kedalam bentuk computer. Krena menejer kurang mengerti menegemen spesialis informasi memutuskan bahwa satu-satunya pemecahan adalah merancang dan menerapkan system yang menghasilkan informasi yang mereka fakir diperlukan menejer.. Setelah itu manajer menggunakan computer .Spesialis informasi padaakhitnya mempelajari dasar-dasar menejemen dan dan cra bekerja dengan menejer dalam merancang system informasi. SIM dirancang ulang sehingga lebih mendekati kebutuhan menejer dan SIM akhirnya menjadi suatu area aplikasi computer yang utama.
2.2 Definisi SIM
A.  Sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi pemakai dengan    kebutuhan yang serupa  (Raymond mcLeod, jr)
  1. Integrasi manusia/mesin guna menyediakan informasi untuk mendukung fungsi operasional manajemen & pengambilan keputusan pada suatu organisasi (Gordon B. Davis)

2.3 Model SIM
Pada gambar 2.0 Database berisi data yang disediakan oleh SIA. Data maupun informasi dimasukan dari lingkungan. Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodic dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan  output perangkat lunak digunakan oleh orang-orang dalam perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan masalah perusahaan.

2.4 Elemen-elemen SIM :
Hardware, Software, Prosedur, Database, Model
2.5 Tujuan SIM :
Memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub unit organisasional perusahaan (subunit dapat disasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen).

2.6 SIM dan Pemecahan Masalah
SIM dan subsistem-subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecahan masalah pada 2 cara besar:
  1. Sumber daya informasi seorganisasi SIM adalah suatu usaga seorganisasi, untuk menyediakan informasi pemecahan masalah. Sistem tersebut merupakan suatu komitmen formal dari para eksekutif untuk menyediakan computer bagi semua menejer SiM menentukan tingkat pencapaian di area lain – DSS. OA, dan system pakar.
  2. Identifikasi dan Pemahaman Masalah Ide utama dibalik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manager. Manajer menggunakan SIM terutama untuk menandai masalah atau mendekati masalah, kemudian memehaminya dengan menentukan lokasi dan penyebabnya.

2.7 Kelemahan SIM
            Kelemahan utama SIM adalah tidak mengarah pada kebutuhan khusus dari pemecag masalah perorangan. Sangat sering SIM tidak menyediakan secara tepat informasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah setelah masalah itu diidentifikasi dan diketahui.

3.  SPK /SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN
3.1 Definisi :
Sistem komputer yang interaktif yang membantu pembuat keputusan dalam menggunakan & memanfaatkan data & model untuk memecahkan masalah yang tidak terstruktur. Informasi dihasilkan dalam bentuk laporan periodic dan khusus, output dari model matematika  dan system pakar .
           
3.2 Tujuan DSS/ SPK :
A. Memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan pada masalah yang semi/tidak terstruktur.
B.  Mendukung penilaian menajer bukan mencoba menggantikannya.
C. Meningkatkan efektifitas manajer dalam pembuatan keputusan & bukan peningkatan efisiennya.[1]

3.3 Pengambilan Keputusan
A. Jenis-jenis keputusan menurut Simon
Menurut Herbert A Simon keputusan terdiri dari:
a.   Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin hingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo(sebagai sesuatu yang baru) tiapkali terjadi[2]
  1. Keputusan tak terprogram, bersifat baru,tidak terstruktur,dan jarang konsekuen,tidak adametode yang pasti dalam menghadapi masalah ini karena belum pernah ada sebelumnya,rumit, atau begitu penting sehingga butuh perlakuan yang khusus.[3]

3.4 Tahap-tahap pengambilan keputusan menurut Simon
A. Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki
  1. Kegoatan merancang, menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternative tindakan yang mungkin
  2. Kegiatan merancang, memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.
  3. Kegiatan menelaah, menilai pilihan-pilihan yang lalu.

3.5 Konsep DSS ( decision support system) / SPK
Konsep ini dimulai pada akhir tahun 1960-an dengan timesharing computer.  Untuk pertama kalinya seseorang dapat berinteraksilangsung dengan computer tanpa harus melelui spesialis informasi.
Pada tahun 1971,istilah DSS diciptakan oleh G. Antony Gorry dan Michael S. Scott Morton, keduanya Profesor MIT.[4] Mereka merasa perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan aplikasi computer kepada pengambilan keputusan manajemen dan pengembangan apa yang telah dikenal sebagai matrik (gridd).

3.5 Jenis Jenis DSS Menurut Alter[5]
A.  Mengambil elemen-elemen Informasi
  1. Menganalisis seluruh file
  2. Menyiapkan laporan dari berbagai file
  3. Memperkirakan akibat keputusan
  4. Mengusulkan keputusan
  5. Membuat keputusan
3.6 Karakteristik DSS/SPK :
A.  Adaptability
B.  Flexibility
C.  User friendly
D.  Support intelligence
E.  Design
F. Choice
G.  Effectiveness.

3.7 Model DSS/SPK
Gambar 3 data dan informasi dimasukan kedalam data base darilingkungan perusahaan. Database jugaberisi dara yang disediakan oleh SIA. Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak.
  1. Perangkat lunak penulisan laporan menghasilkan laporan periodic maupun khusus. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang takterduga dan berbentuk database query oleh pemakai yang menggunakan quari language dari DBMS atau bahasa computer generasi keempat.
  2. Model matematika menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari system pisik perusahaan, atau berbagai aspek operasinya.
  3. Perangkat lunak GDSS (group decision support system) /system pendukung keputusan kelompok memungkinkan beberapa pemecah masalah,bekerja sama sebagai satu kelompok mencapai solusi. 
Gambar 3.0 Model DSS/ SPK
3.8  Tingkatan Teknologi SPK :
A. Specific DSS
Merupakan hardware/software yang memungkinkan seseorang/sekelompok orang pengambil keputusan melakukan analitik terhadap suatu masalah tertentu
B. DSS Generator
Suatu paket hardware/software yang mampu secara cepat & mudah membuat spesifik DSS
C. DSS Tools
Suatu hardware/software yang membantu pembuatan spesifik DSS dan generator DSS.

3.9 Manfaat SPK :
A. Meningkatkan jumlah alternativ yang dipilih
B. Pemahaman yang lebih baik tentng bisnis
C  Respon yang cepat terhadap situasi yang tidak diharapkan
D. Kontrol yang lebih baik.

3.10 PERBEDAAN SIM, SPK, EDP

A. SIM
a.  Fokus pada pengorganisasian informasi dari perusahaan
b.  Alur informasi terstruktur
c.  Aktifitas : tanya tawab & penyusunan laporan

B. SPK
a.  Mengkhususkan pada pengambilan keputusan dari para manajer tingkat atas
b. Menekankan pada fleksibilitas, adaptibilitas & mampu memberi respon dengan cepat
c.  User memiliki kontrol penuh dalam berinteraksi

C. EDP
a.  Fokus pada data
b.  Proses transaksi yang efisien
c.  Mengintegrasi file-file dari pekerjaan sejenis
d.  Membuat ringkasan untuk laporan bagi manajemen.

4. OTOMATISASI KANTOR / OFFICE AUTOMATION / OA
Asal mula otomatisasi kantor terjadi pada tahun 1960-an,ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknys. Pada tahun 1964, IBM mulai memasarkan mesin yang disebut MT/ST. MT/ST merupakan singkatan dari Magnetic tape/Selectric Type writer. Yang merupakan mesin tik selectrik yang  ditempeli unit pita magnetic  menampilkan elemen pentikan bola yang berputar. Saat sektretaris mentik satu huruf, informasi itudisimpat pada pita. Huruf tersebut kemudian dapat ditik berulang kali dari pita.

4.1 Definisi OA :
Semua sistem elektronik formal & informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan.
Karakteristik OA
  1. Sistem elektronik Formal dan informal
  2. Komunikasi informasi (memudahkan informasi baik lisan/tulisan)
  3. Orang-orang didalam dan diluar perusahaan

4.2 Pengguna / User Otomatisasi Kantor/ OA
A. Manager, adalah orang yang bertanggung jawab pengelola sumber daya       perusahaan, terutama SDM
  1. Profesional, adalah seseorang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka darisekretaris dan pegawai administrative. Contohnya pembeli, wiraniaga, dan assisten staff khusus
  2. Peserta Didik, adalah menejer dan professional (knowledge worker)karena sumbangan mereka p[ada kegiatan pengetahuan.
  3. Sekretaris, bertugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
  4. Pegawai Administratif, (clerical employees) melaksanakan yugas-tugas untuk sekretaris,seperti mengoperasikan mesin photo kopi,menyusun dokumen,menyimpan dokumen,dan mengirim surat.
4.3 Model OA
Pada gambar 4.0  model OA, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi ini dikumpulkan pada system fisik perusahaan pada bagian bawah model seperti halnya SIA mengumpulkan datanya. Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbais computer seperti pengolahan kata, surat elektronik, dan konferensi computer.Perhatikan kotak berlabel pemecah masalah laiun berada ditengah garisyang memisahkan perusahaan dengan lingkungan, ini berarti bahwa orang-orang berada di kedua area tersebut

4.4 Fungsi OA adalah :
Untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tulisan & menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.
4.5 Tujuan Otomatisasi Kantor :
A. penghindaran biaya pendapatan lebih tinggi,
B. pemecahan masalah kelompok
C. sebagai pelengkap

4.6 Aplikasi Otomatisasi Kantor :
A. Word processing (pengolahan kata), adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik dan dicetak
B. Email : adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpnan.
C. Voice mail , menyampaikan pesan dengan menggunakan telepon, memerlukan computer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital.
D.  Eectronic calendaring, adalah penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manager
E. Audio conferencing, adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.
F.  Video conferencing, adalahpenggunaan peralatan televisiuntuk menghubungkan para peserta konferensiyang tersebar secara geografis.
G. Computer conferencing,adalah penggunaan jaringan computer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
H. facsimile transmission, adalah penggunaan eralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi,dan membuat salinannya diujung yang lain.
I. Video text, adalah penggunaan computer untuk menampilkan pada layer CRT materi narasi dan grafik tersimpan.
J.    Imaging/ pencitraan, adalah penggunaan pngenal karakter seperti optic untuk mengubah catatan-catatan kertas menjadi fopmat digital.  
K. Desktop publishing, adalah penggunaan computer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

5. SISTEM PAKAR /ES ( EXPERT SYSTEM)
5.1 Definisi:
ES adalah subset dari kecerdasan buatan ( artificial intellegense) atau AI. Yang berpotensi untuk memperluas kemampuan pemecahan masalah manager melebihi kemampuan normalnya juga sebagai program komputer yang berfungsi seperti manusia, yaitu memberi konsultasi kepada pemakai mengenai cara pemecahan masalah.

Artificial Intellegen
AI (kecerdasan buatan) adalah kegiatan menyediakan mesin seperti computer dengan kemampuan untuk menampilkan perilaku yang dianggap cerdas jika itu diamati pada manusia.[6]

5.2 Sejarah AI
Tahun 1956, istilah AI dibuat oleh Jhon Mc. Carthy, sebagai tema suatu konferensi yang diadakan di Darmhoth College, pada tahun yang samalhogic theoris di umumkan.Setelah itu muncul GPS( general problem solver) yang dimaksudkan untuk memecahkan segala jenis masalah. Area AImeliputi Jaringan syaraf, sistem persepsi, belajar robotic, perangkat keras AI, pemrosesan bahasa alamiah.

5.3 Model Sistem Pakar
Pada gambar 5.0 model system pakar terdiri dari 4 bagian utama  userinterface, knowledgebase,inference engine, development engine.
  1. User interface, memungkinkan manager untuk memasukan intruksi dan informasi kedalam system pakar dan menerima informasi dari system pakar.
  2. Knowledgebase, memuat fakta-fakta yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah, yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang lain dalam urutan yang logis.
  3. Inference Engine, adalah bagian darisistempakar yang melakukan penalaran denganmenggunakan isi knowledgebase berdasarkan urutan tertentu
  4. Depelopmen Engine, digunakan untuk menciptakan system pakar  


5.4 Contoh Sistem Pakar
Sebagian besar system pakar dalam bisnis dimuali pada akhir 1980-an. Contoh dari system pakar keuangan adalah system persetujuan kredit yang dikembangkan oleh professor venkat Srinivesan dari Northeastern University, Boston, dan Yong H. Kim dari University of Cincinnati, bekerja sama dengan perusahaan-perusahaan Fortune 500.
5.5 Keuntungan dan Kerugian Sistem Pakar
A. Keuntungan Sistem  Pakar bagi Manager
  1. mempertimbangkan lebih banyak alternative
  2. menerapkan logika yang lebih tinggi
  3. lebih banyak waktu untuk mengevaluasi hasil keputusan
  4. solusi yang lebih konsisten
B. Keuntungan system pakar bagi perusahaan
  1. kinerja perusahaan yang lebih baik
  2. mempertahankan pengendalain atas pengetahuan perusahaan.
C. Kerugian Sistem Pakar
  1. tidak dapat menengani pengetahuan yang tidak konsisten
  2. tidak dapat menerapkan penelaian dan intuisi yang kita kenal sebagai unsure
  3.  
  4. penting dari pemecahan masalah

6. KESIMPULAN : Model CBIS dalam memecahkan masalah Gambar

DAFTAR PUSTAKA
Mc.Leod, R. Jr. 1993. Managemen Information system : A Study of Computer Based Information System (ed. Terjemah Indonesia jilid 1-2) USA: Macmillan.
 Kristanto, Andi (2003). Perancangan sistem dan aplikasinya. Jogjakarya: Gava Media.
Siagian P,  Sondang (2008).  Sistem Informasi Managemen. Jakarta: Bumi Aksara.

[1] Peter G. W. Keen dan Michael S. Scott Morton, Delicious Support System: An Orgational Persfective (Reading, MA: Addison-Wesley, 1978), 1.
[2] Herbert A. Simon, The New Science of Managemen Decision, rev.ed(Engleewood Cliffs, NJ: Prentice Hall, 1977),46
[3] Ibid.
[4] G. Anthony Gorry dan Michael S.Scott Morton, “ A Frame Work Of Managemen Information System”, Sloan Managemen Review 13 (Fall 1971), 55-57.
[5] Steven L. Alter,” How Effective Managers Use Information System HHarvard bussines revieu 54 (Novenber-Desember 1976), 97-104.
[6] Clyde W. Holsaple dan Andrew B. Whinston, Bussiness Expert Sistem ( Homewood, IL: Irwin, 1987),4.

 

Label:

0 komentar:

Posting Komentar

Subscribe to: Posting Komentar (Atom)